Conflits d'intérêts : vérifier avant d'accepter un dossier

L'essentiel

• Une procédure est exigée. AVOCATS.BE impose des procédures internes, adaptées à la taille du cabinet, pour détecter un conflit avec un client actuel ou un ancien client à l'arrivée d'un nouveau client (art. 5.41). L'OVB impose d'apprécier et d'éviter les conflits à tout moment (art. 8).
• Le cabinet compte comme un tout. Les avocats qui exercent ensemble sont tenus comme un seul cabinet (AVOCATS.BE art. 5.48 ; OVB art. 171.12 et 171.13).
• Un client actuel ne devient pas un adversaire. L'OVB interdit d'agir pour l'adversaire d'un client, même dans une autre affaire, tant que l'on agit pour ce client (art. 9).
• Un ancien client reste protégé. Son secret et ses informations ne peuvent pas être mis en danger (AVOCATS.BE art. 5.40 et 5.44 ; OVB art. 7).
• Une simple consultation compte. Même sans dossier ni honoraires, elle empêche d'agir ensuite pour l'autre partie dans le même litige (avis 708 de l'OVB).
• La vérification se refait. Quand une partie s'ajoute, quand un dossier se clôture, quand l'étape anti-blanchiment fait apparaître des administrateurs ou des bénéficiaires effectifs.

La vérification des conflits d'intérêts compare les noms d'un nouveau dossier avec votre registre, dans votre navigateur, et indique pour chaque correspondance la règle que les rôles soulèvent.

Ce que dit le Code d'AVOCATS.BE

Le chapitre « Conflits d'intérêts » du Code de déontologie (art. 5.40 à 5.49) s'applique aux barreaux francophones et germanophone. L'art. 5.40 pose le principe : en toutes circonstances, l'avocat ne peut pas intervenir si, en raison de liens avec un autre client ou un ancien client, le secret serait violé ou sérieusement menacé, s'il devrait utiliser des informations de ce client, si son indépendance ou sa loyauté peuvent raisonnablement être affectées, ou si la loi l'interdit.

L'art. 5.41 est la base directe d'une vérification : des procédures internes adaptées à la taille du cabinet, pour identifier dès le début de la relation un conflit avec un client actuel ou un ancien client, et une appréciation du risque à tout moment.

Les articles suivants précisent les cas :

• plusieurs clients (art. 5.42) : pas d'intervention en cas de conflit ou de risque sérieux de conflit, sauf hors procédure et avec le consentement éclairé de chacun ;
• les intérêts de l'avocat ou de ses proches, et un rôle antérieur de juge, d'arbitre, de mandataire de justice ou de médiateur dans l'affaire (art. 5.43) ;
• un ancien client (art. 5.44) : jamais dans la même affaire portée devant une juridiction contre lui ; dans la même affaire ou une affaire connexe, avec le consentement éclairé des clients concernés ;
• les exceptions (art. 5.45) : le conseil d'un service public, ou d'une personne morale qui recourt systématiquement à plusieurs avocats ;
• cesser d'intervenir si le conflit ne peut pas être résolu autrement (art. 5.46), et la décision du bâtonnier sur une dérogation (art. 5.47).

Ce que dit le Codex de l'OVB

Pour les barreaux flamands, la première partie du Codex Deontologie voor Advocaten a été revue le 27 mai 2026 (en vigueur le 2 juin 2026). L'art. 5 interdit d'agir pour plusieurs clients en conflit, en conflit avec soi-même, ou après un rôle impartial dans l'affaire. L'art. 6 n'admet plusieurs clients que si leurs intérêts sont communs ou compatibles, si chacun est informé par écrit et confirme son accord par écrit, si le secret n'est pas menacé et si l'avocat peut agir en toute indépendance. L'art. 8 impose d'apprécier les conflits à tout moment et de se retirer si un conflit apparaît. L'art. 9 interdit d'agir en même temps pour un client et pour son adversaire dans une autre affaire, sauf pour les clients qui recourent régulièrement à plusieurs avocats, si le secret et l'indépendance restent saufs.

L'avocat qui change de cabinet reste tenu au secret envers ses nouveaux confrères et ne peut pas intervenir dans les dossiers qu'il a traités ou connus à son ancien cabinet (art. 17bis, al. 2).

Le cabinet compte comme un tout

Une vérification limitée à ses propres dossiers ne suffit pas. Les avocats qui exercent en commun, ou dont la communication le laisse penser, sont tenus comme un seul cabinet (AVOCATS.BE art. 5.48), comme ceux qui partagent une organisation ou des locaux, sauf si l'on ne peut pas en déduire un exercice en commun et que les dossiers sont étanches. À l'OVB, personne ne peut défendre au sein d'une association ou d'un groupement des intérêts opposés à ceux d'un autre membre : si l'un ne peut pas agir, aucun ne le peut (art. 171.12 et 171.13). Dans un groupement multidisciplinaire, un avocat vérifie les conflits avec un accès complet à la liste des clients de tous les membres (art. 178bis.7). Le registre doit donc réunir les listes de tous ; l'outil indique le nombre de fiches consultées sous chaque résultat.

Que mettre dans le registre

Une fiche par partie et par dossier : le nom tel qu'écrit au dossier, son rôle, la référence et le statut du dossier, les dates et, pour une organisation, le numéro d'entreprise. Les rôles utiles vont au-delà des clients et des parties adverses :

• les personnes et sociétés liées : administrateurs, bénéficiaires effectifs, sociétés mères et filiales, conjoints, garants ;
• les personnes qui ont consulté le cabinet sans devenir clientes ;
• les intérêts et mandats extérieurs des membres du cabinet : proches, mandats d'administrateur, syndic, délégué à la protection des données, mandats de justice ;
• les dossiers de l'ancien cabinet d'un avocat qui vous rejoint, en fiches réservées : une correspondance n'affiche que l'avocat à consulter.

Les libellés restent neutres : un numéro de dossier, jamais des faits couverts par le secret ni des détails d'infraction. La loi du 30 juillet 2018 permet aux avocats de traiter des données pénales pour la défense de leurs clients, à condition de tenir la liste des personnes qui y ont accès (art. 10).

Comparer les noms sans en manquer

Un même nom s'écrit de plusieurs façons dans les dossiers belges : Statbel recense « Van den Bossche », « Vandenbossche », « Vanden Bossche » et « Van Den Bossche », ou « D'Hondt », « Dhondt » et « De Hondt ». Les sociétés passent de « SPRL » à « SRL » et de « BVBA » à « BV » depuis la conversion automatique du 1er janvier 2024. Une recherche exacte en manque donc beaucoup.

L'outil normalise chaque nom (majuscules, accents, trémas, ß, apostrophes, particules, titres, formes légales), puis compare les clés compactes, le son (« De Smedt » et « Desmet »), les variantes de translittération (« Mohamed » et « Muhammad ») et l'orthographe proche, avec des seuils mesurés sur des paires réelles. Le numéro d'entreprise valable prime : l'outil contrôle ses chiffres de contrôle et écarte les numéros d'unité d'établissement, qui commencent par 2 à 9. Mieux vaut une correspondance de trop qu'une de moins : chaque correspondance porte une force (certaine, probable, à vérifier) et ses raisons, et l'avocat tranche.

Garder une trace et protéger les données

Une vérification utile laisse une trace datée : qui a vérifié, pourquoi, les noms recherchés, les correspondances, l'appréciation de l'avocat et sa décision (accepter, accepter avec consentement, refuser, cesser d'intervenir, soumettre au bâtonnier). En cas de refus lié à une déclaration de soupçon, la raison reste neutre : l'avocat cesse d'intervenir sans dire pourquoi (AVOCATS.BE art. 4.87).

Le registre contient des données de clients et de tiers couvertes par le secret professionnel (art. 352 du nouveau Code pénal, anciennement art. 458). Avec l'outil, les noms ne quittent pas votre navigateur ; le registre et le journal des vérifications peuvent être conservés dans un coffre chiffré sur votre appareil, et chaque entrée du journal porte une empreinte liée à la précédente. Commencez votre prochain dossier par la vérification des conflits d'intérêts, puis poursuivez avec le parcours nouveau client.

Sources

• AVOCATS.BE, Code de déontologie de l'avocat, version au 30 avril 2026, art. 4.87 et 5.40 à 5.49. Vérification : 7 octobre 2026.
• OVB, Codex Deontologie voor Advocaten, mise à jour au Moniteur belge du 8 juillet 2026, art. 5 à 9, 17bis, 171.12, 171.13 et 178bis.7. Vérification : 7 octobre 2026.
• OVB, avis 708 du 1er novembre 2021. Vérification : 7 octobre 2026.
• CCBE, Code de déontologie des avocats européens, art. 3.2, et article type sur les conflits d'intérêts. Vérification : 7 octobre 2026.
• Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, art. 10. Vérification : 7 octobre 2026.
• SPF Économie, tables de codes de la BCE et format des numéros ; Statbel, noms de famille. Vérification : 7 octobre 2026.