Belangenconflicten controleren voor u een dossier aanvaardt

Het belangrijkste

• Een procedure is verplicht. De OVB eist dat belangenconflicten op elk ogenblik beoordeeld en vermeden worden (art. 8). AVOCATS.BE eist interne procedures, aangepast aan de omvang van het kantoor, om bij een nieuwe cliënt een conflict met een huidige of vroegere cliënt op te sporen (art. 5.41).
• Het kantoor telt als één geheel. Advocaten die samen het beroep uitoefenen, gelden als één kantoor (OVB art. 171.12 en 171.13; AVOCATS.BE art. 5.48).
• Een huidige cliënt wordt geen tegenpartij. De OVB verbiedt op te treden voor de tegenpartij van een cliënt, ook in een andere zaak, zolang u voor die cliënt optreedt (art. 9).
• Een vroegere cliënt blijft beschermd. Zijn vertrouwelijke informatie mag niet in gevaar komen (OVB art. 7; AVOCATS.BE art. 5.40 en 5.44).
• Een loutere consultatie telt. Ook zonder dossier of erelonen verhindert ze later op te treden voor de andere partij in hetzelfde geschil (OVB-advies 708).
• De controle wordt herhaald. Wanneer een partij wordt toegevoegd, wanneer een dossier wordt afgesloten, wanneer de antiwitwasstap bestuurders of uiteindelijk begunstigden aan het licht brengt.

De controle op belangenconflicten vergelijkt de namen van een nieuw dossier met uw register, in uw browser, en vermeldt bij elke overeenkomst de regel die de rollen oproepen.

Wat de Codex van de OVB zegt

Voor de Vlaamse balies werd het eerste deel van de Codex Deontologie voor Advocaten herzien op 27 mei 2026 (in werking op 2 juni 2026). Art. 1 noemt het vermijden van belangenconflicten een essentiële plicht. Art. 5 verbiedt op te treden voor meerdere cliënten met een bestaand of dreigend belangenconflict, bij een conflict tussen advocaat en cliënt, of na een onpartijdige rol in de zaak (rechter, arbiter, bemiddelaar). Art. 6 laat meerdere cliënten alleen toe als hun belangen gemeenschappelijk of verenigbaar zijn, als elke cliënt schriftelijk ingelicht wordt en zijn akkoord schriftelijk bevestigt, als het beroepsgeheim niet bedreigd is en als de advocaat onafhankelijk kan optreden. Art. 7 verbiedt een nieuwe zaak aan te nemen als de vertrouwelijkheid van informatie van een andere cliënt bedreigd is.

Art. 8 verplicht om belangenconflicten op elk ogenblik te beoordelen en zich terug te trekken als er tijdens de zaak een conflict ontstaat. Art. 9 verbiedt tegelijk op te treden voor een cliënt in de ene zaak en voor zijn tegenpartij in een andere, behalve voor cliënten die geregeld een beroep doen op verschillende advocaten, als beroepsgeheim en onafhankelijkheid gevrijwaard blijven. Een advocaat die van kantoor verandert, blijft gebonden door het beroepsgeheim en mag niet tussenkomen in dossiers die hij op zijn vorige kantoor behandelde of kende (art. 17bis, tweede lid).

Wat de Code van AVOCATS.BE zegt

Voor de Franstalige en Duitstalige balies regelt de Code de déontologie de belangenconflicten in art. 5.40 tot 5.49. Art. 5.40 legt het beginsel vast: de advocaat kan niet optreden als door banden met een andere of vroegere cliënt het beroepsgeheim geschonden of ernstig bedreigd zou worden, als hij informatie van die cliënt zou moeten gebruiken, als zijn onafhankelijkheid of loyauteit redelijkerwijs aangetast kan worden, of als de wet het verbiedt. Art. 5.41 eist interne procedures om conflicten bij het begin van de relatie op te sporen. Art. 5.44 laat optreden tegen een vroegere cliënt toe, behalve in dezelfde zaak voor een rechter tegen hem, en in dezelfde of een samenhangende zaak alleen met de geïnformeerde toestemming van de betrokken cliënten. De stafhouder beslist over een afwijking (art. 5.47).

Het kantoor telt als één geheel

Een controle die beperkt blijft tot de eigen dossiers volstaat niet. Binnen een associatie of groepering mag niemand belangen vertegenwoordigen die strijdig zijn met die van een ander lid, een medewerker of een stagiair: als één advocaat niet kan optreden, kan niemand het (art. 171.12 en 171.13). Structuren met gemeenschappelijke leden vormen één geheel en coördineren hun controle (art. 172.4 en 173.6). In een multidisciplinaire groepering controleert een advocaat de belangenconflicten met volledige toegang tot de cliëntenlijst van alle leden (art. 178bis.7). Het register moet dus de lijsten van allen samenbrengen; de tool vermeldt onder elk resultaat hoeveel fiches geraadpleegd werden.

Wat in het register hoort

Eén fiche per partij en per dossier: de naam zoals geschreven in het dossier, de rol, de referentie en de status van het dossier, de data en, voor een organisatie, het ondernemingsnummer. Nuttige rollen gaan verder dan cliënten en tegenpartijen:

• verbonden personen en vennootschappen: bestuurders, uiteindelijk begunstigden, moeder- en dochtervennootschappen, echtgenoten, borgen;
• wie het kantoor raadpleegde zonder cliënt te worden;
• belangen en externe mandaten van de leden van het kantoor: naaste familieleden, bestuursmandaten, syndicus, functionaris voor gegevensbescherming, gerechtelijke mandaten;
• dossiers van het vorige kantoor van een advocaat die bij u komt, als afgeschermde fiches: een overeenkomst toont alleen de advocaat die u moet raadplegen.

Labels blijven neutraal: een dossiernummer, nooit feiten onder het beroepsgeheim of details van misdrijven. De wet van 30 juli 2018 laat advocaten toe strafrechtelijke gegevens te verwerken voor de verdediging van hun cliënten, op voorwaarde dat ze een lijst bijhouden van wie er toegang toe heeft (art. 10).

Namen vergelijken zonder er een te missen

Eenzelfde naam wordt in Belgische dossiers op verschillende manieren geschreven: Statbel telt „Van den Bossche”, „Vandenbossche”, „Vanden Bossche” en „Van Den Bossche”, of „D'Hondt”, „Dhondt” en „De Hondt”. Vennootschappen gingen van „BVBA” naar „BV” en van „SPRL” naar „SRL” met de automatische omzetting van 1 januari 2024. Een exacte zoekopdracht mist dus veel.

De tool normaliseert elke naam (hoofdletters, accenten, umlauts, ß, apostroffen, tussenvoegsels, titels, rechtsvormen) en vergelijkt dan de compacte sleutels, de klank („De Smedt” en „Desmet”), transliteratievarianten („Mohamed” en „Muhammad”) en gelijkaardige spelling, met drempels die op echte paren gemeten werden. Een geldig ondernemingsnummer gaat voor: de tool controleert de controlecijfers en weigert vestigingseenheidsnummers, die met 2 tot 9 beginnen. Liever één overeenkomst te veel dan één te weinig: elke overeenkomst krijgt een sterkte (zeker, waarschijnlijk, na te gaan) en haar redenen, en de advocaat beslist.

Een spoor bewaren en de gegevens beschermen

Een bruikbare controle laat een gedateerd spoor na: wie controleerde, waarom, de gezochte namen, de overeenkomsten, de beoordeling van de advocaat en zijn beslissing (aanvaarden, aanvaarden met akkoord, weigeren, zich terugtrekken, voorleggen aan de stafhouder). Voor een weigering na een melding van een vermoeden blijft de reden neutraal.

Het register bevat gegevens van cliënten en derden onder het beroepsgeheim (art. 352 van het nieuwe Strafwetboek, voorheen art. 458). Met de tool verlaten de namen uw browser niet; het register en het controlelogboek kunnen in een versleutelde kluis op uw toestel bewaard worden, en elke regel van het logboek draagt een vingerafdruk die aan de vorige gekoppeld is. Begin uw volgend dossier met de controle op belangenconflicten en ga verder met het traject nieuwe cliënt.

Bronnen

• OVB, Codex Deontologie voor Advocaten, update tot het Belgisch Staatsblad van 8 juli 2026, art. 1, 5 tot 9, 17bis, 171.12, 171.13, 172.4, 173.6 en 178bis.7. Controle: 7 oktober 2026.
• OVB, advies 708 van 1 november 2021. Controle: 7 oktober 2026.
• AVOCATS.BE, Code de déontologie de l'avocat, versie van 30 april 2026, art. 5.40 tot 5.49. Controle: 7 oktober 2026.
• CCBE, Deontologische code voor Europese advocaten, art. 3.2, en modelartikel over belangenconflicten. Controle: 7 oktober 2026.
• Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, art. 10. Controle: 7 oktober 2026.
• FOD Economie, codetabellen van de KBO en formaat van de nummers; Statbel, familienamen. Controle: 7 oktober 2026.