Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten einer Anwaltskanzlei

Die üblichen Verarbeitungen einer Kanzlei, vorausgefüllt mit Rechtsgrundlage, Empfängern, Speicherdauer und der Quelle jeder Regel, zum Anpassen und Exportieren.

Die Regel, ihre Quelle und ihr Datum
Ein Dokument zum Prüfen und Unterschreiben
Mandantendaten bleiben auf diesem Gerät

Was die Regel sagt

Regeln geprüft am 07/10/2026

Jede Anwaltskanzlei führt ein schriftliches Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten: Zwecke, Kategorien von Personen und Daten, Empfänger, Übermittlungen, Speicherfristen und Sicherheitsmaßnahmen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). Die Ausnahme für Einrichtungen mit weniger als 250 Personen gilt nicht: Die Verarbeitungen einer Kanzlei erfolgen nicht nur gelegentlich und betreffen sensible und strafrechtliche Daten (Art. 30 Abs. 5).

Das belgische Recht verlangt zusätzlich eine Liste der Kategorien von Personen mit Zugriff auf Gesundheits- und strafrechtliche Daten, mit ihrer Vertraulichkeitspflicht (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2). Anwälte verarbeiten strafrechtliche Daten, soweit die Verteidigung ihrer Mandanten es erfordert (Art. 10 § 1 Nr. 2).

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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

8 Tätigkeiten im Verzeichnis

Jede Tätigkeit mit ihrer Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Beschreiben Sie sie unten; das Dokument folgt.

Mandantenakten (Beratung, Prozessführung, Verhandlung, Mediation)
Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) · Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Gegenparteien und Dritte in den Akten
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Mandatsannahme und Prüfung von Interessenkonflikten
Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) · Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) · Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) · Frist festzulegen
Bekämpfung der Geldwäsche (GW/TF)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) · Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Rechnungsstellung, Honorareinziehung und Buchhaltung
Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) · Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Personal und Lohn (Angestellte, Mitarbeiter, Praktikanten)
Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) · Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Website und Kontaktformular
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) · Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) · Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) · Frist festzulegen
IT, Sicherheitsprotokolle und E-Mail
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) · Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Der Name der Kanzlei fehlt. Das Verzeichnis nennt den Verantwortlichen und seine Kontaktdaten (Art. 30 Abs. 1 lit. a).

Keine Kontaktadresse. Geben Sie die E-Mail der Kanzlei oder der Ansprechperson für den Datenschutz an.

Die Zugriffsliste ist leer. Gesundheits- und strafrechtliche Daten erfordern die Liste der zugriffsberechtigten Personen und ihre Vertraulichkeitspflicht (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2).

Speicherfristen festzulegen. Für einige Tätigkeiten wurde keine Regel gefunden: Die Kanzlei legt die Frist fest und hält sie fest (Art. 5 Abs. 1 lit. e).

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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Art. 30 Abs. 1 DSGVO · Verantwortlicher · Aktualisiert am 08/10/2026

1. Verantwortlicher

Bezeichnung: [zu ergänzen]
Anschrift: [zu ergänzen]
Unternehmensnummer: [zu ergänzen]
E-Mail: [zu ergänzen]
Ansprechperson für den Datenschutz: [zu ergänzen]

Die Kanzlei führt dieses Verzeichnis, weil ihre Verarbeitungen nicht nur gelegentlich erfolgen und Daten nach Art. 9 und 10 DSGVO betreffen: Die Ausnahme für Einrichtungen mit weniger als 250 Personen gilt nicht (Art. 30 Abs. 5 DSGVO).

2. Personen mit Zugriff auf sensible und strafrechtliche Daten

Kategorien von Personen mit Zugriff auf Gesundheits- und strafrechtliche Daten, mit ihrer Funktion und der Grundlage ihrer Vertraulichkeitspflicht (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2). Die Liste wird der Datenschutzbehörde zur Verfügung gehalten.

[zu ergänzen]

3. Übersicht

Nr.	Tätigkeit	Rechtsgrundlage (Art. 6)	Speicherdauer
1	Mandantenakten (Beratung, Prozessführung, Verhandlung, Mediation)	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)	5 Jahre nach Ende des Mandats (altes ZGB, Art. 2276bis § 1); länger, wenn der Anwalt ausdrücklich zum Verwahrer von Unterlagen bestellt wurde oder ein Anspruch anhängig ist.
2	Gegenparteien und Dritte in den Akten	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)	5 Jahre nach Ende des Mandats, wie die Mandantenakte (altes ZGB, Art. 2276bis § 1).
3	Mandatsannahme und Prüfung von Interessenkonflikten	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)	Solange ein Konflikt entstehen kann: von der Kanzlei festzulegende Frist.
4	Bekämpfung der Geldwäsche (GW/TF)	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)	10 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung oder des gelegentlichen Vorgangs, dann Löschung (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 60 und 62 § 1).
5	Rechnungsstellung, Honorareinziehung und Buchhaltung	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)	Bücher: 7 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Abschluss (WGB, Art. III.88); Belege: 7 Jahre (Art. III.86); Steuern und MwSt.: 7 Jahre (Gesetz vom 18. Dezember 2025, zu prüfen); Honorarforderung: 5 Jahre nach Ende des Mandats (altes ZGB, Art. 2276bis § 2).
6	Personal und Lohn (Angestellte, Mitarbeiter, Praktikanten)	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)	Sozialdokumente: 5 Jahre (zu prüfen); Personalakte: mindestens 1 Jahr nach Vertragsende (Gesetz vom 3. Juli 1978, Art. 15).
7	Website und Kontaktformular	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)	Nachrichten: bis zur Bearbeitung, dann zur Akte genommen oder gelöscht; Protokolle: von der Kanzlei festzulegende Frist.
8	IT, Sicherheitsprotokolle und E-Mail	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)	Protokolle: von der Kanzlei festzulegende Frist; Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters: 1 bis 3 Monate mit automatischer Antwort, dann Schließung.

4. Verarbeitungstätigkeiten

4.1 Mandantenakten (Beratung, Prozessführung, Verhandlung, Mediation)

Zwecke: Beratung und Verteidigung des Mandanten; Verfahrenshandlungen; Schriftverkehr der Akte.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Durch Rechtsanwälte, soweit die Verteidigung ihrer Mandanten es erfordert (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10 § 1 Nr. 2)
Betroffene Personen: Mandanten, ihre Mitarbeiter und ihre Familienangehörigen. Minderjährige: Ja
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Finanzdaten, Zusammensetzung des Haushalts, Beruf und Beschäftigung, Gesundheitsdaten, Gerichtliche Daten, Sonstige (Akteninhalt)
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Gerichte und Gerichtskanzleien, Gerichtsvollzieher, Notare, Sachverständige, Anwälte der anderen Parteien, Mediatoren, Übersetzer, Rechtsschutzversicherer (auf Anweisung des Mandanten), mitwirkende Kollegen. Auftragsverarbeiter: Kanzleisoftware, E-Mail, Cloud, Archivierung, IT-Support.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Grundsätzlich keine. Cloud außerhalb des EWR: EU-US-Datenschutzrahmen (DPF) oder Standardvertragsklauseln.
Speicherdauer: 5 Jahre nach Ende des Mandats (altes ZGB, Art. 2276bis § 1); länger, wenn der Anwalt ausdrücklich zum Verwahrer von Unterlagen bestellt wurde oder ein Anspruch anhängig ist.
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Zugriff pro Akte; vor jeder Nutzung eines KI-Werkzeugs pseudonymisieren (Leitlinien OVB und OBFG).
Bemerkungen: Straf- und Gesundheitsdaten nur für die Verteidigung des Mandanten, mit einer Liste der zugriffsberechtigten Personen (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2).

4.2 Gegenparteien und Dritte in den Akten

Zwecke: Wahrnehmung der Interessen des Mandanten in der Akte: Parteien identifizieren, korrespondieren, das Verfahren führen.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Durch Rechtsanwälte, soweit die Verteidigung ihrer Mandanten es erfordert (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10 § 1 Nr. 2)
Betroffene Personen: Gegenparteien, Zeugen, Sachverständige, Magistrate, Gerichtspersonal, Kollegen, Polizeidienste. Minderjährige: Ja
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Finanzdaten, Zusammensetzung des Haushalts, Gesundheitsdaten, Gerichtliche Daten, Sonstige (Akteninhalt)
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Wie für die Mandantenakten.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Wie für die Mandantenakten.
Speicherdauer: 5 Jahre nach Ende des Mandats, wie die Mandantenakte (altes ZGB, Art. 2276bis § 1).
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Wie für die Mandantenakten.
Bemerkungen: Keine individuelle Information, wenn das Berufsgeheimnis oder das Gesetz es verlangen (DSGVO, Art. 14 Abs. 5 lit. c und d); ein auf der Website veröffentlichter Hinweis informiert diese Personen (Art. 14 Abs. 5 lit. b). Lesart der OVB, vom Anwalt zu beurteilen.

4.3 Mandatsannahme und Prüfung von Interessenkonflikten

Zwecke: Mandanten und Anliegen identifizieren; Interessenkonflikte ausschließen; die Mandatsvereinbarung erstellen.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Keine
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Mögliche Mandanten, Mandanten, Gegenparteien und verbundene Personen. Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Sonstige (Akteninhalt)
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Keine externen Empfänger.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Keine.
Speicherdauer: Solange ein Konflikt entstehen kann: von der Kanzlei festzulegende Frist. (festzulegen oder zu prüfen)
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Konfliktregister auf dem Gerät der Kanzlei.

4.4 Bekämpfung der Geldwäsche (GW/TF)

Zwecke: Identifizierung und Überprüfung des Mandanten, seiner Bevollmächtigten und wirtschaftlichen Eigentümer; PEP- und Sanktionsprüfung; Risikobewertung; Analyse atypischer Vorgänge; Meldung über den Präsidenten der Rechtsanwaltskammer (bâtonnier).
Rechtsgrundlage (Art. 6): Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Erhebliches öffentliches Interesse (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO)
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Mandanten, Bevollmächtigte, wirtschaftliche Eigentümer. Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Nationalregisternummer, Finanzdaten, Beruf und Beschäftigung, Politische Meinungen, Gerichtliche Daten
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Präsident der Rechtsanwaltskammer, der an das CTIF weiterleitet; Aufsichtsbehörde; UBO-Register; Prüfdienstleister (Auftragsverarbeiter).
Übermittlungen außerhalb des EWR: Prüfen, wo der Prüfdienstleister die Daten verarbeitet.
Speicherdauer: 10 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung oder des gelegentlichen Vorgangs, dann Löschung (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 60 und 62 § 1).
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Kein anderer Zweck, insbesondere kein kommerzieller (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 64 § 2).
Bemerkungen: Die Rechte der Art. 12, 13, 15, 16, 19, 21, 22 und 34 DSGVO sind vollständig beschränkt (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 65 § 1). Neue Mandanten vor Beginn der Beziehung informieren (Art. 64 § 3). PEP-Daten: Grundlage zu beurteilen (Lesart M).

4.5 Rechnungsstellung, Honorareinziehung und Buchhaltung

Zwecke: Rechnungen, Vorschüsse, MwSt., Buchhaltung, Einziehung von Honoraren.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Keine
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Mandanten und zahlende Dritte. Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Finanzdaten
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Buchhalter, Bank, Steuer- und MwSt.-Verwaltung.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Keine.
Speicherdauer: Bücher: 7 Jahre ab dem 1. Januar nach dem Abschluss (WGB, Art. III.88); Belege: 7 Jahre (Art. III.86); Steuern und MwSt.: 7 Jahre (Gesetz vom 18. Dezember 2025, zu prüfen); Honorarforderung: 5 Jahre nach Ende des Mandats (altes ZGB, Art. 2276bis § 2).
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Rechnungsstellung vom Akteninhalt trennen; keine dem Berufsgeheimnis unterliegenden Details auf Rechnungen.

4.6 Personal und Lohn (Angestellte, Mitarbeiter, Praktikanten)

Zwecke: Verträge, Entlohnung, soziale Sicherheit, Wohlbefinden am Arbeitsplatz, Ausbildung, Austritt.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Arbeitsrecht und Recht der sozialen Sicherheit (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO)
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Angestellte, selbstständige Mitarbeiter, Praktikanten, ihre Familienangehörigen (Vorteile). Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Nationalregisternummer, Finanzdaten, Zusammensetzung des Haushalts, Ausbildung, Beruf und Beschäftigung, Gesundheitsdaten
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Sozialsekretariat (Auftragsverarbeiter für die Lohnabrechnung), LSS, Steuerverwaltung, Gruppenversicherer, externer Dienst für Gefahrenverhütung.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Keine.
Speicherdauer: Sozialdokumente: 5 Jahre (zu prüfen); Personalakte: mindestens 1 Jahr nach Vertragsende (Gesetz vom 3. Juli 1978, Art. 15).
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Zugriff auf die Personalakte beschränkt.

4.7 Website und Kontaktformular

Zwecke: Information der Öffentlichkeit; Beantwortung von Kontaktanfragen; Sicherheitsprotokolle; Cookies (nicht notwendige: Einwilligung, Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10/2).
Rechtsgrundlage (Art. 6): Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Keine
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Besucher der Website, Personen, die Kontakt aufnehmen. Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Verbindungsdaten und Protokolle, Sonstige (Akteninhalt)
Empfänger und Auftragsverarbeiter: Hosting-Anbieter, Formularwerkzeug, Werkzeug zur Reichweitenmessung.
Übermittlungen außerhalb des EWR: In den Vereinigten Staaten ansässige Werkzeuge: DPF oder Standardvertragsklauseln.
Speicherdauer: Nachrichten: bis zur Bearbeitung, dann zur Akte genommen oder gelöscht; Protokolle: von der Kanzlei festzulegende Frist. (festzulegen oder zu prüfen)
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: HTTPS; keine nicht notwendigen Cookies vor der Einwilligung; Hinweis, keine vertraulichen Informationen über das Formular zu senden.

4.8 IT, Sicherheitsprotokolle und E-Mail

Zwecke: Sicherung der Systeme (Art. 32 DSGVO); Kontinuität; Postfächer ausscheidender Mitarbeiter.
Rechtsgrundlage (Art. 6): Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Sensible Daten (Art. 9): Keine
Strafrechtliche Daten (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10): Keine
Betroffene Personen: Personal, Korrespondenten. Minderjährige: Nein
Datenkategorien: Identifikationsdaten, Verbindungsdaten und Protokolle
Empfänger und Auftragsverarbeiter: IT-Dienstleister, Managed-Service-Anbieter, Cloud.
Übermittlungen außerhalb des EWR: Prüfen, wo der Dienstleister die Daten verarbeitet.
Speicherdauer: Protokolle: von der Kanzlei festzulegende Frist; Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters: 1 bis 3 Monate mit automatischer Antwort, dann Schließung.
Tätigkeitsspezifische Maßnahmen: Protokollierung der Zugriffe auf Mandantenakten.

5. Sicherheitsmaßnahmen für alle Tätigkeiten

Zugriff nur nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit
Liste der zugriffsberechtigten Personen und Vertraulichkeitspflicht (Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2)
Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung; Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail und Cloud
Lizenzierte, aktuelle Software; Virenschutz und Firewall
Datensicherungen (Häufigkeit, Ort, Zugriff); physische Sicherheit der Räume
Verträge mit Auftragsverarbeitern (Art. 28 DSGVO)
Keine private E-Mail oder Cloud für die Arbeit; Bcc für Sammelsendungen
Jährliche Überprüfung, Schulung des Personals, Verfahren bei Vorfällen

Schriftlich geführt, auch in elektronischer Form, und der Datenschutzbehörde auf Anfrage zur Verfügung gestellt (Art. 30 Abs. 3 und 4 DSGVO).

Exportieren

Exporte tragen den Kopf von Normalex. Mit einer bestätigten Adresse tragen sie den Briefkopf Ihrer Kanzlei.

KI-Werkzeuge aus Ihrem KI-Register

Jedes im Register der KI-Werkzeuge aufbewahrte Werkzeug wird eine Tätigkeit, mit Anbieter und Hosting.

Bei geöffnetem Tresor können die im Register der KI-Werkzeuge aufbewahrten Werkzeuge hier aufgenommen werden, eine Tätigkeit pro Werkzeug.

Jede Tätigkeit beschreiben

Die Texte erscheinen in der Sprache des Dokuments. Ändern Sie, was in Ihrer Kanzlei abweicht; ein unveränderter Text folgt der gewählten Sprache.

Quellen

Regeln geprüft am 07/10/2026

Eine Formulierungshilfe nach den angegebenen Quellen. Vom Rechtsanwalt zu prüfen und anzupassen; sie ist weder Beratung noch eine Gewähr für die Einhaltung der Regeln.

So funktioniert es

So funktioniert das Werkzeug

Die Kanzlei. Name, Anschrift, Unternehmensnummer, die Ansprechperson für den Datenschutz (eine Kontaktperson oder ein Datenschutzbeauftragter) und die Liste der Personen mit Zugriff auf Gesundheits- und strafrechtliche Daten, mit der Grundlage ihrer Vertraulichkeit.
Die Tätigkeiten. Acht Tätigkeiten sind vorab angekreuzt: Mandantenakten, Gegenparteien und Dritte, Mandatsannahme und Interessenkonflikte, Geldwäscheprävention, Rechnungsstellung und Buchhaltung, Personal und Lohn, Website, IT und E-Mail. Neun weitere kommen mit einem Klick hinzu: eigene Streitigkeiten, Personalauswahl, Newsletter, Videoüberwachung, KI-Werkzeuge, juristischer Beistand, andere Funktionen (Konkursverwalter, Mediator…), Lieferanten, Protokoll der Anträge und Verletzungen.
Die Einzelheiten. Jede Tätigkeit nennt Zwecke, Rechtsgrundlage (Art. 6), die Bedingung der Art. 9 und 10, wenn sie sensible oder strafrechtliche Daten verarbeitet, betroffene Personen, Datenkategorien, Empfänger, Übermittlungen, Speicherdauer mit Quelle und Sicherheitsmaßnahmen. Alles ist änderbar; ein Text, den Sie nicht ändern, folgt der Sprache des Dokuments.
Das Dokument. Das Verzeichnis erscheint, während Sie antworten, und wird als PDF, Word und CSV-Tabelle exportiert, in der gewählten Sprache.

Mit einer bestätigten Adresse kann das Verzeichnis in einem verschlüsselten Tresor in diesem Browser aufbewahrt werden, und jedes Werkzeug aus dem Register der KI-Werkzeuge wird eine Tätigkeit.

Was die Regel sagt

DSGVO, Art. 30 Abs. 1: Das Verzeichnis nennt den Verantwortlichen, die Zwecke, die Kategorien betroffener Personen und Daten, die Empfänger, die Übermittlungen, die Löschfristen und eine allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen.
DSGVO, Art. 30 Abs. 5: Die Ausnahme für Einrichtungen mit weniger als 250 Personen gilt nicht für eine Verarbeitung, die nicht nur gelegentlich erfolgt oder Daten nach Art. 9 und 10 betrifft. Eine Anwaltskanzlei führt also immer ein Verzeichnis.
Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 9 und 10 § 2: Für Gesundheits- und strafrechtliche Daten eine Liste der Kategorien von Personen mit Zugriff, mit ihrer Vertraulichkeitspflicht. Art. 10 § 1 Nr. 2 erlaubt Anwälten die Verarbeitung strafrechtlicher Daten, soweit die Verteidigung ihrer Mandanten es erfordert.
Aufbewahrung: Mandantenakte 5 Jahre nach Ende des Mandats (altes Zivilgesetzbuch, Art. 2276bis); Geldwäschedaten 10 Jahre, dann Löschung (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 60 und 62); Buchhaltung 7 Jahre (Wirtschaftsgesetzbuch, Art. III.86 und III.88); Kamerabilder höchstens 1 Monat (Kameragesetz).

Worauf zu achten ist

Jede Voreinstellung nennt die Verlässlichkeit ihrer Quelle: im Text gelesen, durch zwei Quellen bestätigt oder Kanzleirichtlinie. Speicherfristen ohne gesetzliche Regel (Personalauswahl, Protokolle, Kontaktformular) werden markiert.
Gesundheits- und strafrechtliche Daten in den Akten stützen sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Rechtsansprüche) und auf Art. 10 § 1 Nr. 2 des Gesetzes vom 30. Juli 2018; eine neue Tätigkeit mit besonderen Kategorien braucht eine Bedingung des Art. 9 Abs. 2.
Für die Verarbeitungen zur Geldwäscheprävention sind die Rechte der betroffenen Personen vollständig beschränkt (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 65): Das Werkzeug weist bei dieser Tätigkeit darauf hin.
Vor der ersten Nutzung eines generativen KI-Werkzeugs für Akten ist in der Praxis eine Folgenabschätzung nötig; aktualisieren Sie auch die Datenschutzhinweise.

Was das Werkzeug nicht tut

Es übermittelt das Verzeichnis nicht an die Datenschutzbehörde: Sie kann es anfordern, und Sie stellen es ihr zur Verfügung.
Es ersetzt nicht die jährliche Überprüfung des Verzeichnisses durch die Kanzlei.
Es sendet nichts: Das Verzeichnis bleibt in diesem Tab oder, wenn Sie es wählen, im verschlüsselten Tresor dieses Browsers.

Überprüfung

Die Quellen wurden am 7. Oktober 2026 geprüft. Das Werkzeug unterstützt den Anwalt, der für den Inhalt des Verzeichnisses verantwortlich bleibt.

Aktualisiert am 7. Oktober 2026

Häufige Fragen

Muss ein Einzelanwalt ein Verarbeitungsverzeichnis führen?

Ja. Die Ausnahme des Art. 30 Abs. 5 DSGVO für Einrichtungen mit weniger als 250 Personen gilt nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder sensible oder strafrechtliche Daten betrifft. Die Akten eines Anwalts erfüllen beide Bedingungen. Die OVB erinnert daran, dass jeder Anwalt ein Verzeichnis führt.

Braucht die Kanzlei einen Datenschutzbeauftragten?

Grundsätzlich nicht, für einen Einzelanwalt oder eine kleine oder mittlere Kanzlei: Erwägungsgrund 91 DSGVO stellt klar, dass die Mandantendaten eines einzelnen Anwalts nicht umfangreich verarbeitet werden. Eine große Kanzlei, die in großem Umfang sensible Daten verarbeitet (Strafrecht, Personenschäden, Forderungseinzug für Krankenhäuser), prüft und dokumentiert dieses Kriterium. Verwenden Sie den Titel nur, wenn die Person alle Bedingungen der Art. 37 bis 39 erfüllt; sprechen Sie sonst von einer Ansprechperson für den Datenschutz.

Wie lange wird eine Mandantenakte aufbewahrt?

Fünf Jahre nach Ende des Mandats: Das alte Zivilgesetzbuch (Art. 2276bis § 1) entlastet den Anwalt nach dieser Frist von der Haftung und von der Aufbewahrung der Unterlagen, es sei denn, er wurde ausdrücklich zum Verwahrer bestimmter Unterlagen bestellt. Für die Geldwäscheprävention erhobene Daten werden 10 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt und dann gelöscht (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 60 und 62).

Was ist die Liste der zugriffsberechtigten Personen?

Für Gesundheits- und strafrechtliche Daten verlangt das Gesetz vom 30. Juli 2018 (Art. 9 und 10 § 2) eine Liste der Kategorien von Personen mit Zugriff, mit ihrer Funktion und der Grundlage ihrer Vertraulichkeitspflicht: etwa die Anwälte (Berufsgeheimnis) und das Sekretariat (Arbeitsvertrag und Vertraulichkeitsklausel). Die Liste wird der Datenschutzbehörde zur Verfügung gehalten.

Wie werden die KI-Werkzeuge der Kanzlei aufgenommen?

Kreuzen Sie die Tätigkeit „KI-Werkzeuge“ an oder nehmen Sie bei geöffnetem Tresor mit einem Klick die Werkzeuge aus dem Register der KI-Werkzeuge auf: Jedes wird eine Tätigkeit mit Anbieter und Hosting. Jedes neue Werkzeug erfordert auch eine Folgenabschätzung vor der ersten Nutzung und eine Aktualisierung der Datenschutzhinweise.

Werden meine Daten irgendwohin gesendet?

Nein. Das Verzeichnis entsteht in Ihrem Browser. Ohne Tresor bleibt es im Speicher des Tabs; mit dem Tresor wird es in diesem Browser mit Ihrer Passphrase verschlüsselt. Nur die Sprache des Dokuments steht in der Adresse der Seite.

Eine Formulierungshilfe nach den angegebenen Quellen. Vom Rechtsanwalt zu prüfen und anzupassen; sie ist weder Beratung noch eine Gewähr für die Einhaltung der Regeln.